Dịch vụ thiết kế phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất tại Việt Nam

Dịch vụ thiết kế phần mềm quản lý khách sạn đang được các chủ kinh doanh nhà hàng khách sạn rất chú trọng. Phần mềm này mang đến vô số những lợi ích cho doanh nghiệp. Vậy tại sao các khách sạn, resort nên thiết kế phần mềm quản lý? Phần mềm này có những tính năng nào quan trọng? Đâu là địa chỉ thiết kế phần mềm khách sạn chuyên nghiệp, giá rẻ? Nếu bạn quan tâm đến vấn đề này thì hãy tìm hiểu ngay sau đây.

Tìm hiểu về phần mềm quản lý khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn là ứng dụng được xây dựng với nhiều tính năng giúp xử lý, điều hành hoạt động của khách sạn một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Các tính năng nổi bật của phần mềm này là tính năng quản lý đặt phòng, quản lý nhân viên, quản lý phòng khách sạn, thống kê báo cáo,….

Dựa vào yếu tố công nghệ, phần mềm quản lý khách sạn được phân thành 2 dạng cơ bản sau:

• Phần mềm dạng truyền thống: Đặc điểm của dạng phần mềm này là tất cả các dữ liệu đều đổ về hệ thống máy chủ. Chúng được lưu trữ cục bộ ngay tại khách sạn. Tuy nhiên để hệ thống phần mềm này vận hành trơn tru, khách sạn thường phải có riêng bộ phận IT để quản lý và duy trì. Bên cạnh đó, khách sạn cũng cần đầu tư máy chủ để lưu trữ data.
• Phần mềm ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Đây là dạng phần mềm hiện đại và có nhiều ưu điểm. Với phần mềm này, toàn bộ dữ liệu của khách sạn sẽ được lưu trữ tại máy chủ của đơn vị cung cấp. Vì thế khách sạn không cần tốn tiền đầu tư máy chủ và thuê đội ngũ IT riêng. Ngoài ra nhờ công nghệ điện toán đám mây hiện đại nên người quản lý khách sạn có dễ dàng truy cập vào phần mềm mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần bạn sử dụng thiết bị thông minh có kết nối internet. Đây cũng là ưu điểm lớn nhất của phần mềm hiện đại này.

Ưu điểm khi thiết kế phần mềm quản lý khách sạn

Đa số các khách sạn, resort hiện nay đều nhận thấy tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý vận hành khách sạn. Bởi vậy nhu cầu thiết kế phần mềm quản lý khách sạn ngày càng tăng cao. Phần mềm này được đánh giá cao với nhiều ưu điểm vượt trội:

Phần mềm có tính bảo mật cao

Trong tất cả các lĩnh vực kinh doanh, kể cả kinh doanh khách sạn, khu nghỉ dưỡng thì dữ liệu là vô cùng quan trọng. Chúng giống như bộ não điều khiển và duy trì hoạt động ổn định cho doanh nghiệp. Nếu dữ liệu không may bị đánh cắp thì sẽ gây nên những thiệt hại rất lớn cho toàn bộ hoạt động của khách sạn. Bởi vậy, phần mềm quản lý khách sạn rất chú trọng đến vấn đề bảo mật. Các phần mềm quản lý dùng cho khách sạn mini hay khách sạn 5 sao đều có tính năng bảo mật và sao lưu dữ liệu cực kỳ tốt. Điều này mang đến sự an tâm cho các nhà quản lý khách sạn.

Dễ dàng sử dụng

Đây cũng là ưu điểm đáng ghi nhận của phần mềm quản lý khách sạn. Mục đích của phần mềm giúp cho việc quản lý khách sạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Chính vì thế đơn vị thiết kế ưu tiên xây dựng phần mềm có giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Người dùng sẽ không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu về phần mềm. Ngay cả những người không thành thạo về công nghệ cũng có thể sử dụng ngay sau khi được hướng dẫn.

Bên cạnh đó, phần mềm cũng cập nhật các tính năng check-in, check-out. Vì thế khách hàng có những trải nghiệm tuyệt vời. Sự hài lòng của khách hàng cũng giúp nâng cao hình ảnh, thương hiệu của khách sạn.

Có nhiều tính năng hấp dẫn

Đây chính là ưu điểm nổi bật nhất của phần mềm quản lý khách sạn. Với rất nhiều tính năng được trang bị, phần mềm giúp việc quản lý khách sạn trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn bao giờ hết. Mọi thao tác đều được thực hiện tự động một cách chính xác. Bởi vậy không cần quá nhiều nhân lực, khách sạn vẫn được quản lý và vận hành hiệu quả.

Đôi khi khách sạn cũng muốn tích hợp thêm ứng dụng khác của bên thứ 3 như khóa từ chẳng hạn. Phần mềm quản lý khách sạn cũng dễ dàng tương thích nhằm mang lại giải pháp hoàn mỹ, nâng cao chất lượng dịch vụ.

Lợi ích tuyệt vời của phần mềm quản lý khách sạn

Kinh doanh lĩnh vực khách sạn hiện nay cũng rất cạnh tranh. Để nâng cao chất lượng dịch vụ và mang lại sự hài lòng cho khách hàng, các khách sạn cần liên tục đổi mới cách thức quản lý. Thiết kế phần mềm quản lý khách sạn là giải pháp được nhiều khách sạn lựa chọn. Phần mềm chính là cánh tay hỗ trợ cực kỳ đắc lực cho người quản lý. Dưới đây là những lợi ích tuyệt vời mà phần mềm quản lý khách sạn mang đến cho các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này.

Nhanh chóng nắm bắt được toàn bộ hoạt động của khách sạn

Với những khách sạn có quy mô lớn vì việc nắm bắt hoạt động tổng thể của khách sạn không hề dễ. Người quản lý cần liên tục kiểm tra, theo dõi tất cả các hoạt động mới nắm bắt được thông tin. Tuy nhiên phần mềm quản lý khách sạn ra đời chính là công cụ tốt nhất giúp họ có thể nhanh chóng nắm bắt toàn bộ thông tin và hoạt động của khách sạn mỗi ngày, mỗi giờ. Bạn có thể nắm được số lượng khách đặt phòng, check-in, check-out, hay công suất bán phòng, doanh thu của khách sạn. Khi có cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh và sự tăng trưởng của khách sạn. Người quản lý sẽ có chiến lược để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Dễ quản lý và kiểm soát

Tham gia vào lĩnh vực kinh doanh khách sạn bạn sẽ thấy khối lượng công việc phải xử lý mỗi ngày rất nhiều. Chỉ nói đến việc lập báo cáo thôi thôi cũng tốn khá nhiều thời gian và công sức. Nếu tất cả các công đoạn được thực hiện thủ công thì việc quá tải và sai sót về số liệu là không thể tránh khỏi.

Thiết kế phần mềm quản lý khách sạn là giải pháp khắc phục tất cả các vấn đề này. Phần mềm là nơi lưu trữ tất cả dữ liệu, số liệu. Nhờ đó, bạn có thể truy cập vào phần mềm, xuất các hóa đơn, báo cáo bất cứ khi nào cần. Việc quản lý và kiểm soát hoạt động của khách sạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực

Đây cũng là một trong những lý do, các khách sạn lớn nhỏ đổ xô thiết kế phần mềm quản lý khách sạn. Trước kia khi công nghệ thông tin chưa phát triển, việc tính toán, ghi chép, quản lý chủ yếu được thực hiện trên phần mềm excel. Việc này đòi hỏi khách sạn phải có nguồn nhân lực chuyên môn. Đồng thời phải dành nhiều thời gian, công sức để ghi chép, tính toán. Thế nhưng, với sự ra đời của phần mềm quản lý khách sạn thì việc này đã được cải thiện đáng kể.

Phần mềm giúp bạn dễ dàng lưu trữ và tính toán giá phòng khách sạn cùng với các dịch vụ mà khách hàng lựa chọn. Với phần mềm, bạn chỉ cần nhập nhận dữ liệu đầu vào 1 lần. Sau đó hệ thống sẽ tự động truy xuất dữ liệu và tính toán. Điều này giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, nguồn nhân lực. Từ đó bạn có thêm thời gian để làm những công việc khác, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của khách sạn.

Tăng hiệu suất cho thuê phòng

Lo lắng lớn nhất của người làm kinh doanh khách sạn đó là không cho thuê được phòng. Điều này càng trở nên gay gắt hơn trong thời điểm dịch bệnh. Ngoài ra sự cạnh tranh trong ngành khách sạn cũng vô cùng khốc liệt. Vì thế các khách sạn hiện nay đều đẩy mạnh dịch vụ cho thuê phòng khách sạn trên các kênh OTA. Chiến lược này góp phần tăng năng suất cho thuê phòng rất hiệu quả. Nếu như làm thủ công, bạn sẽ phải đăng nhập từng kênh. Sau đó mới có thể đăng tin cho thuê phòng khách sạn. Đồng thời phải quản lý tất cả các thông tin như phòng trống, phòng đã cho thuê,…Đây là việc tốn rất nhiều thời gian mà vẫn xảy ra overbooking.

Tuy nhiên, nếu ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn thì việc này trở lên rất đơn giản. Các phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp đều được tích hợp các chức năng để bạn dễ dàng quản lý việc cho thuê phòng trên tất cả các kênh OTA. Phần mềm có cơ chế tự động cập nhập phòng trống, tự động trừ số phòng trống khi đã có booking. Chỉ với vài thao tác click chuột và API, bạn có thể bán và quản lý được phòng trên các kênh OTA.

Giảm rủi ro cho khách sạn

Điểm cộng tiếp theo của phần mềm quản lý khách sạn đó là giảm rủi ro cho khách sạn. Rủi ro là nỗi lo lắng của bất cứ doanh nghiệp nào khi kinh doanh. Tuy nhiên phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế tích hợp với tính năng khóa từ. Nhờ tính năng khóa từ, bạn có thể tạo ra nhiều mã khóa mới. Khách chỉ có thể vào phòng khi đã có mã phòng và mã khóa mới. Như vậy sẽ làm giảm trộm cắp, mất đồ và giảm thất thoát. Khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm hơn khi lưu trú tại khách sạn. Đồng thời cũng tiết kiệm công sức cho nhân viên trong quá trình quản lý an ninh.

Độ chính xác cao

Ưu điểm dễ thấy nhất ở các phần mềm là luôn có độ chính xác rất cao. Phần mềm hơn chúng ta ở chỗ chúng có thể tính toán rất nhanh và chính xác với nhiều con số cùng một lúc. Nhờ vậy, khi sử dụng phần mềm nhà quản lý có thể nắm bắt chính xác số lượng khách lưu trú trong khách sạn, tình hình hoạt động của khách sạn. Đồng thời có thể nắm được tiến độ làm việc của nhân viên.

Dễ dàng quản lý từ xa

Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn thì toàn bộ các thông tin về khách sạn, nhân viên và khách hàng đều được lưu trữ trên phần mềm. Bởi vậy, ngay cả khi không có mặt tại khách sạn, bạn vẫn có thể truy cập vào phần mềm mọi lúc mọi nơi từ bất cứ thiết bị nào có kết nối internet như laptop, tablet, smartphone. Với tính năng quản lý từ xa, bạn sẽ nắm bắt được tình hình hoạt động của khách sạn ở bất cứ đâu. Nhờ đó có thể quản lý cho khách sạn hoạt động bình thường, ổn định. Đây là điều thực sự có ích cho người quản lý.

Dễ dàng tương tác, chăm sóc khách hàng

Đối với ngành dịch vụ khách sạn thì việc tương tác và chăm sóc khách hàng là vô cùng quan trọng. Thế nhưng bạn không cần phải quá lo lắng nếu thiết kế phần mềm quản lý khách sạn. Bởi lẽ phần mềm có tính năng hỗ trợ các mẫu email phù hợp với nghiệp vụ của khách sạn như: Xác nhận đặt phòng, email cảm ơn, email chúc mừng sinh nhật,….Phần mềm vừa hỗ trợ tạo email vừa hỗ trợ gửi email hàng loạt rất nhanh chóng và tiện lợi.

Cân bằng tài chính hiệu quả

Sở hữu phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn dễ dàng hơn trong vấn đề quản lý khách sạn mà còn giúp nâng cao năng suất lao động của nhân viên. Phần mềm giúp cắt giảm bớt nhiều công đoạn thủ công. Do đó giảm bớt chi phí thuê nhân viên. Chính vì thế đầu tư vào phần mềm quản lý khách sạn là khoản đầu tư lâu dài và mang lại nhiều lợi ích. Nhờ đó giúp doanh nghiệp cân bằng tài chính một cách hiệu quả.

Xuất báo cáo chi tiết và chính xác

Trước đây các khách sạn thường thống kê, báo cáo dựa trên giấy tờ, sổ sách và máy tính. Phần mềm hỗ trợ chủ yếu là phần mềm excel. Để tạo ra các báo cáo, nhân viên phải tốn nhiều thời gian tính toán, ghi chép. Điều này dễ dẫn đến sai sót, nhất là với các khách sạn, resort lớn. Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến kinh doanh. Thậm chí còn làm ảnh hưởng đến doanh thu.

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn là giải pháp đúng đắn để khắc phục những hạn chế nêu trên. Phần mềm cung cấp cho người dùng hơn 20 loại báo cáo vô cùng chi tiết và trực quan. Các báo cáo được tự động tổng hợp, thống kê đầy đủ và rất chính xác.  Thông qua những báo cáo trực quan và chính xác, nhà quản lý có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình kinh doanh của khách sạn trong mỗi ngày, mỗi tháng, mỗi năm. Dựa trên những con số, họ có thể đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời.

Nâng cao sức cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường

Vấn đề khiến các doanh nghiệp, khách sạn lo lắng nhất hiện nay đó chính là sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường. Không cho thuê được phòng chính là nỗi “ám ảnh” lớn nhất của các khách sạn. Làm sao để khách sạn của mình được nhiều du khách biết tới? Làm sao để bán được phòng là điều khiến nhiều nhà quản lý đau đầu. Vậy thì thiết kế phần mềm quản lý khách sạn chính là việc các đơn vị kinh doanh khách sạn nên làm.

Phần mềm có tính năng quản lý đa kênh phân phối. Bởi vậy khách sạn dễ dàng đăng bán phòng trên nhiều kênh khác nhau. Đồng thời tự động cập nhật số phòng trống trên các kênh đăng tải. Như vậy ứng dụng phần mềm vào quản lý khách sạn là giải pháp tuyệt vời để thiết kế phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp nâng cao sức cạnh tranh với các đối thủ.

Ngoài ra, với nhiều tính năng tiện lợi, phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp du khách có được trải nghiệm tốt hơn. Phần mềm giúp họ làm thủ tục check in, check out nhanh, giảm cảm giác mệt mỏi chờ đợi. Đồng thời tăng tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Họ sẽ hài lòng với dịch vụ của bạn hơn. Nhờ đó thương hiệu của bạn cũng được xây dựng và tạo ra sức cạnh tranh lớn so hơn so với các đối thủ chưa sử dụng phần mềm.

Các chức năng cần thiết trong phần mềm quản lý khách sạn

Để quản lý khách sạn hiệu quả thì vấn đề quan trọng nhất chính là các tính năng trong phần mềm. Mỗi ngành nghề có một đặc trưng đòi hỏi các tính năng quản lý riêng trong phần mềm. Khi thiết kế phần mềm quản lý khách sạn chất lượng, thì các chức năng dưới đây là không thể thiếu:

Chức năng quản lý nghiệp vụ

Phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và hiệu quả cần phải đáp ứng hầu hết các nghiệp vụ trong ngành này như: đặt phòng, lễ tân, kế toán, các nghiệp vụ như nhà hàng, spa, quầy bar,…Trong đó chức năng về nghiệp vụ lễ tân cần được chú trọng nhất. Bởi lẽ lễ tân giống như là “bộ mặt” của khách sạn. Họ là người đầu tiên và là người chịu trách nhiệm chính trong việc giao tiếp, trao đổi với khách hàng.

Thiết kế phần mềm quản lý khách sạn thông minh sẽ giảm bớt công việc cho bộ phận lễ tân. Các thao tác như làm thủ tục check-in, check-out cần phải được thực hiện dễ dàng thông qua phần mềm. Ngoài ra phần mềm còn giúp nhân viên lễ tân có thể thay đổi phòng, thay đổi ngày cho khách. Cập nhật và chỉnh sửa thông tin của khách khi cần mà vẫn đảm bảo độ chính xác và tính bảo mật cao.

Chức năng quản lý đặt phòng

Đây cũng là chức năng cực kỳ quan trọng trong phần mềm quản lý khách sạn. Xu hướng hiện nay, khách hàng thường đặt hàng thông qua website chứng thức của khách sạn hoặc thông qua phần mềm. Bởi vậy thiết kế phần mềm quản lý khách sạn với tính năng xử lý việc đặt phòng từ nhiều nguồn khác nhau giúp mang đến hiệu quả cao hơn trong kinh doanh.

Chức năng quản lý điều hành

Quản lý là chức năng và là mục đích ra đời chính của phần mềm quản lý khách sạn. Đây chính là công cụ mạnh mẽ hỗ trợ cho các nhà quản lý kiểm soát và điều hành mọi hoạt động của khách sạn một cách đồng bộ, thống nhất và hiệu quả nhất. Thiếu phần mềm quản lý giống như thiếu đi một cánh tay phải vậy. Phần mềm quản lý khách sạn giúp người quản lý dễ dàng thấy được tình hình, trạng thái của của khách sạn như: số phòng đã booking, số phòng còn trống, vấn đề vệ sinh, dọn dẹp phòng, ý kiến của khách hàng, tình hình tài chính thu – chi,….

Chức năng thống kê và báo cáo

Hoạt động của khách sạn được chia làm nhiều khâu với số lượng công việc rất đa dạng. Bởi vậy, người quản lý phải mất nhiều thời gian và công sức để kiểm tra, theo dõi và tổng hợp các thông tin. Do đó, để quản lý hiệu quả hơn thì phần mềm phải có tính năng thống kê và tổng hợp báo cáo. Báo cáo trong phần mềm được xuất ra dưới form tiêu chuẩn. Chúng khá đơn giản nhưng lại rất đầy đủ và khoa học. Nhờ vào những số liệu trong báo cáo, người quản lý có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh cụ thể của khách sạn. Từ đó có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh để đạt được hiệu quả cao hơn nữa.

Chức năng tạo hóa đơn và thanh toán

Tạo hóa đơn và thanh toán là những tính năng bắt buộc phải có khi thiết kế phần mềm quản lý khách sạn. Hiện nay các khách sạn thường chấp nhận nhiều phương thức thanh toán khác nhau như dùng tiền mặt, dùng thẻ tín dụng…..Tính năng tạo hóa đơn và thanh toán trên phần mềm cần phải tiếp nhận hình thức thanh toán đó.

Chức năng tương thích với các phần mềm, hệ thống khác trong khách sạn

Hiện nay, nhiều khách sạn đặc biệt là các khách sạn lớn thường được trang bị cơ sở vật chất hiện đại. Chẳng như máy quét ID, khóa từ, ngăn kéo tiền mặt, hệ thống bán hàng tự động….Do đó, để hoạt động của khách sạn vận hành trơn tru, khách hàng cũng có những trải nghiệm tốt thì phần mềm quản lý khách sạn cần phải có chức năng liên kết với các phần mềm hoặc thiết bị khác. Điều này sẽ tạo nên sự đồng bộ trong hoạt động của khách sạn.

Tham khảo một số module chính trong phần mềm quản lý khách sạn

Bạn đã thấy các chức năng quan trọng khi thiết kế phần mềm quản lý khách sạn. Tùy theo mô hình khách sạn mini hay khách sạn cao cấp, resort nghỉ dưỡng mà bạn có thể yêu cầy đơn vị thiết kế phần mềm bổ sung những tính năng cần thiết. Dưới đây là một số module chính phần mềm quản lý khách sạn được cụ thể từ các chức năng. Bạn có thể tham khảo các module này để áp dụng cho phần mềm quản lý khách sạn của mình.

Module quản lý hệ thống và nhân sự

Module này có các chức năng như:

• Quản lý danh sách nhân sự bao gồm danh sách nhân viên, các nhóm, các phòng ban, chi nhánh,…
• Phân quyền sử dụng module phù hợp với từng người, từng chức vụ khác nhau theo phòng ban, nhóm người dùng
• Phân quyền sử dụng và bảo mật phần mềm đến mỗi nhân viên
• Chức năng quản lý tình trạng phòng online trên internet
• Chức năng tra cứu thông tin và xử lý các yêu cầu của khách hàng
• Chức năng check in, check out
• Chức năng xem lịch sử giao dịch, lực sử thông tin của khách,…

Module lễ tân

Đây là module rất quan trọng trong thiết kế phần mềm quản lý khách sạn. Module này giúp bộ phận lễ tân có thể:

• Quản lý mọi thông tin chi tiết của khách đặt phòng. Chẳng hạn như họ tên, số điện thoại, CMND,…
• Xử lý các yêu cầu của khách hàng
• Quản lý giờ ra vào của khách
• Quản lý tình trạng phòng còn trống hay không, sạch bẩn….
• Quản lý bảng giá từng phòng trong khách sạn
• Quản lý hóa đơn và việc thanh toán
• Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác
• Quản lý mọi thông tin về lịch sử giao dịch, lịch sử lưu trú của khách

Module theo dõi công nợ

• Quản lý danh sách công nợ của khách sạn
• Quản lý các dịch vụ kèm theo của khách sạn
• Lập hóa đơn nhanh chóng, chính xác và thuận tiện.

Module báo cáo thống kê

Module này đặc biệt giúp ích rất nhiều cho người quản lý. Với các thông tin có được từ báo cáo, người quản lý nhanh chóng nắm được tình hình tổng quan của khách sạn. Theo đó, module bao gồm các tính năng như:

• Thống kê số lượng khách lưu trú
• Xem danh sách phòng khách sạn
• Báo cáo doanh thu hàng ngày của khách sạn
• Báo có tình hình sử dụng phòng: Phòng còn trống, phòng đã có khách đặt, tình hình vệ sinh phòng,…
• Quản lý tình trạng phòng qua internet, booking online
• Thống kê và phân loại khách hàng
• Quản lý số liệu về khách hàng đặt cọc, hủy đặt cọc,…

Module quản lý chương trình khuyến mãi

Thiết kế phần mềm quản lý khách sạn nên có module quản lý chương trình khuyến mãi. Module này giúp người quản lý dễ dàng thiết lập các chương trình ưu đãi để thu hút khách hàng. Các tính năng bao gồm:

• Thiết lập chương trình khuyến mãi trong khoảng thời gian có giới hạn hoặc không có giới hạn.
• Giảm giá phòng (áp dụng cho khác nào, số lượng bao nhiêu? Giảm giá bao nhiêu %)
• Thiết lập và theo dõi một hoặc nhiều chương trình ưu đãi ở cùng thời điểm
• Khuyến mãi cho những khách hàng đặt trong dịp nào, điều kiện áp dụng chương trình ưu đãi cho từng thời điểm.

Module tích lũy điểm thưởng

Module tích lũy điểm thưởng bao gồm nhiều tính năng khác nhau:

• Thiết lập cơ chế tính điểm thưởng cho khách hàng dựa vào số lần và số tiền giao dịch. Sau đó hệ thống sẽ tự động tính điểm thưởng dựa trên cơ chế đã thiết lập.
• Thiết lập cơ chế quy đổi điểm thưởng ra các loại quà, tiền khuyến mãi.
• Khách hàng có thể đăng ký làm thành viên thông qua hệ thống phần mềm quản lý khách sạn.
• Khách hàng có thể dùng tài khoản đã đăng ký để đặt phòng.
• Bằng cách tích lũy điểm thưởng qua mỗi lần đặt phòng và căn cứ trên số lượng phòng đặt, tài khoản của khách sẽ được nâng cấp. Ngoài ra điểm thưởng cũng được dùng để đổi ra các ưu đãi khác. Sau mỗi lần khách hàng quy đổi điểm ra quà hoặc nâng cấp tài khoản thì điềm tương ứng sẽ bị trừ trong tài khoản. Tùy từng tài khoản sẽ có ưu đãi khác nhau. Khi được hưởng những ưu đãi hấp dẫn khách hàng sẽ tiếp tục đặt phòng của khách sạn vào những lần tiếp theo.

Làm sao để đánh giá phần mềm quản lý khách sạn chất lượng, hiệu quả?

Thiết kế phần mềm quản lý khách sạn có vai trò rất quan trọng với các đơn vị kinh doanh ngành khách sạn. Tuy nhiên vấn đề quan trọng là bạn phải lựa chọn được đơn vị thiết kế phần mềm uy tín. Đồng thời phần mềm được tạo ra phải đảm bảo chất lượng, mang đến hiệu quả cao trong việc quản lý khách sạn. Dưới đây là một số tiêu chí giúp bạn lựa chọn được phần mềm chất lượng và phù hợp nhất với khách sạn của bạn. Nhờ đó giúp việc quản lý khách sạn hiệu quả hơn:

Phần mềm cần đáp ứng đủ các yêu cầu về nghiệp vụ quản lý khách sạn

Mục đích quan trọng nhất của phần mềm nói chung và phần mềm quản lý khách sạn nói riêng là phải đáp ứng các nghiệp vụ cơ bản của ngành nghề. Đối với phần mềm quản lý khách sạn thì cần đáp ứng các nghiệp vụ sau:

• Nghiệp vụ lễ tân như: đặt-nhận phòng, hủy phòng, trả phòng, chuyển phòng, theo dõi tình trạng phòng (trống hay có khách, sạch, bẩn,…), theo dõi hiệu suất sử dụng phòng,…
• Nghiệp vụ cho bộ phận kế toán: Phần mềm cần có các tính năng đáp ứng các nghiệp vụ như: báo cáo, kho, quản lý thu chi, các số liệu thống kê để làm báo cáo cho nhà quản lý.
• Nghiệp vụ cho người quản lý khách sạn: Tính năng quản lý từ xa sẽ rất thích hợp với người quản lý. Vì thế thiết kế phần mềm quản lý khách sạn tốt và hiệu quả cần kết nối được với app di động. Như vậy, chủ khách sạn hoặc người quản lý có thể điều hành và theo dõi khách sạn mọi lúc mọi nơi mà không cần có mặt trực tiếp ở khách sạn.

Phần mềm có cách sử dụng dễ dàng

Đây là tiêu chí rất quan trọng để phần mềm quản lý khách sạn phát huy được hiệu quả của chúng. Do đó, phần mềm cần có cách sử dụng dễ dàng. Bởi lẽ nếu phần mềm phức tạp, khách sạn phải tốn thời gian, công sức đào tạo nhân viên cách sử dụng. Ngoài ra sự phức tạp cũng dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót trong quá trình sử dụng. Bạn cần nhớ rằng mục đích của thiết kế phần mềm quản lý khách sạn là để đơn giản hóa quá trình quản lý. Bởi vậy nếu phần mềm có thiết kế phức tạp thì sẽ trở nên vô nghĩa.

Phần mềm cần dễ dàng chỉnh sửa, nâng cấp

Vào một thời điểm nào đó trong tương lai, khách sạn của bạn có thể mở rộng về quy mô, bạn có thể sẽ cần thêm những tính năng mới. Hoặc bạn có thể muốn thay đổi cách thức quản lý cho hiệu quả hơn. Và bạn muốn bỏ đi một số tính năng không cần thiết, thêm vào một số tính năng khác cần thiết hơn. Chắc chắn bạn không muốn tốn chi phí để làm một phần mềm khác hoàn toàn mới. Bởi vậy ngay từ đầu, bạn cần yêu cầu nhà cung cấp về một phần mềm dễ mở rộng, chỉnh sửa khi cần thiết.

Phần mềm hỗ trợ nhiều ngôn ngữ

Phần mềm quản lý khách sạn sẽ được sử dụng, truy cập bởi khách hàng đến từ nhiều nước khác nhau với ngôn ngữ khác nhau. Bởi vậy bạn cần đảm bảo phần mềm hỗ trợ đa ngôn ngữ. Điều này sẽ thu hút khách hàng hơn. Tính năng này sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái khi truy cập vào phần mềm. Sự hài lòng của khách hàng sẽ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh cho khách sạn của bạn.

Phần mềm nên sử dụng công nghệ mới nhất

Công nghệ có vai trò rất quan trọng đóng góp vào sự phát triển của ngành công nghệ phần mềm. Công nghệ càng hiện đại bao nhiêu càng tạo ra các sản phẩm có chất lượng tốt bấy nhiêu. Chúng đến những trải nghiệm tốt cho người dùng và cũng khách sạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Nếu bạn không muốn khách sạn của mình bị tụt hậu so với các khách sạn khác thì ngay từ đầu cần yêu cầu đơn vị thiết kế ứng dụng công nghệ hiện đại nhất cho phần mềm.

Tốc độ xử lý của phần mềm

Đây cũng là yếu tố tác động đến chất lượng và hiệu quả của phần mềm quản lý khách sạn. Nếu phần mềm có tốc độ xử lý chậm, hay xảy ra sự cố thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng phục vụ khách hàng. Bởi vậy, phần mềm cần có tốc độ xử lý nhanh, hoạt động trơn tru, mượt mà. Trải nghiệm người dùng tốt sẽ mang đến hiệu quả kinh doanh tốt cho khách sạn.

Phần mềm cần có tính bảo mật tốt

Tính bảo mật dữ liệu và khả năng lưu trữ dữ liệu cũng là vấn đề bạn cần đặc biệt quan tâm khi thiết kế phần mềm quản lý khách sạn. Bởi nếu không may dữ liệu bị rò rỉ vào tay đối thủ thì sẽ rất nguy hiểm. Việc kinh doanh của khách sạn sẽ gặp nhiều khó khăn. Vì thế, một phần mềm tốt là phần mềm có tính bảo mật cao để tránh bị đối thủ đánh cắp dữ liệu và tránh bị virus tấn công. Đồng thời phần mềm phải có khả năng lưu trữ dữ liệu lớn. Như vậy sẽ giúp cho tốc độ xử lý dữ liệu được tốt hơn.

Khả năng kết nối tốt với các thiết bị

Trong quá trình hoạt động, phần mềm cần kết nối với một số phần mềm, phần cứng hiện đại khác để tối ưu chất lượng và chi phí vận hành. Do đó bạn hãy đảm bảo rằng phần mềm bạn lựa chọn có thể tương thích với với các phần mềm và một số thiết bị khác. Chẳng hạn phần mềm có thể kết nối với khóa từ để đảm bảo an toàn cho khách hàng khi đặt phòng. Nếu phần mềm không có sự tương thích tốt thì bạn nên cân nhắc khi lựa chọn.

Dịch vụ chăm sóc và hỗ trợ khách hàng tốt

Khi sử dụng phần mềm, việc xảy ra lỗi là điều có thể xảy ra. Trong trường hợp như vậy, bạn cần đến sự hỗ trợ của đơn vị thiết kế phần mềm quản lý khách sạn. Một nhà cung cấp chuyên nghiệp và uy tín sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn nhiệt tình và nhanh chóng. Điều đó đảm bảo cho công việc kinh doanh của bạn không bị gián đoạn.

Chi phí thiết kế phần mềm

Bên canh nhưng tính năng thì giá cả cũng là yếu tố không thể bỏ qua. Một phần tốt là phần có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách sạn. Thêm nữa giá cả phải nằm trong giới hạn cho phép. Tuy nhiên bạn cũng không nên quá tiết kiệm để lựa chọn phải phần mềm có chất lượng kém. Cần lưu ý rằng đôi khi sự chênh lệch về giá không cao nhưng lại có thể khiến bạn chọn phải phần mềm không chất lượng.

Tham khảo một số phần mềm quản lý khách sạn được đánh giá tốt hiện nay

Trên đây là một số tiêu chí giúp bạn có thể lựa chọn được phần mềm quản lý khách sạn tốt. Tuy nhiên trong trường hợp bạn vẫn băn khoăn chưa biết nên chọn phần mềm nào phù hợp với khách sạn của mình thì có thể tham khảo một số phần mềm dưới đây. Đây đều là những thương hiệu đáng được nhiều người dùng đánh giá cao.

Phần mềm Vua Web Digi

Vua Web Digi là cái tên đang được nhiều khách hàng nhắc đến. So với các đơn vị thiết kế phần mềm khác thì Vua Web Digi có tuổi đời trẻ hơn. Thế nhưng đơn vị này lại có đội ngũ thiết kế và lập trình viên giàu kinh nghiệm và sự sáng tạo. Bởi vậy phần mềm quản lý khách sạn của Vua Web Digi có nhiều ưu điểm về tính công nghệ.

Phần mềm quản lý khách sạn của Vua Web Digi được viết bằng ngôn ngữ lập trình hiện đại. Giao diện luôn được chú ý để giúp người dùng sử dụng dễ dàng hơn. Tùy theo quy mô hoạt động của khách sạn và tùy theo yêu cầu của khách, công ty sẽ thiết kế phần mềm quản lý khách sạn với những tính năng phù hợp. Đảm bảo không thừa và không thiếu để tránh gây tốn kém chi phí cho khách hàng, đồng thời vẫn mang lại hiệu quả tốt nhất.

Phần mềm EzCloudhotel

Đây là phần phù hợp với cả những khách sạn có quy mô từ nhỏ đến lớn. Tính ưu việt của phần mềm này là sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Bởi vậy khách hàng có thể truy cập vào phần mềm ở đâu cũng được. Từ đó việc theo dõi và quản lý trở nên dễ dàng hơn.

Phần mềm EzCloudhotel được thiết kế với rất nhiều tính năng như đặt phòng, quản lý chuỗi khách sạn, quản lý kênh bán phòng, kiểm soát buồng phòng,…Các tính năng này giúp người dùng quản lý khách sạn hiệu quả hơn. Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp công cụ tổng đài để tiếp nhận các phản hồi và giải quyết một cách nhanh chóng.

Phần mềm NewWay

Đây cũng là phần mềm mà các khách sạn có thể tham khảo để sử dụng. Phần mềm này phù hợp với những khách sạn từ 3-5 sao. Thiết kế phần mềm cũng dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Các chuyên gia của công ty TCV đã tạo ra phần mềm quản lý khách sạn với nhiều ưu điểm đáng chú ý như: quản lý thu chi và báo cáo chi tiết, giao diện được thiết kế thông minh, có đầy đủ các tính năng để đáp ứng cho nhu cầu của người dùng.

Tuy nhiên phần mềm quản lý khách sạn của NewWay cũng có một số nhược điểm như quá nhiều tính năng gây quá tải hệ thống. Đồng thời gây khó khăn cho người mới sử dụng. Nghiệp vụ được thiết kế chồng chéo. Ngoài ra chi phí thiết kế phần mềm cũng khá cao.

Phần mềm Skyhotel

Phần mềm này cũng khá nổi tiếng trên thị trường. Skyhotel thích giúp cho người dùng có những trải nghiệm thú vị. Thiết kế phần mềm đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao khi quản lý khách sạn.

Với Skyhotel, bạn có thể quản lý được tình trạng phòng ốc, báo cáo chi tiết theo thời gian mong muốn như ngày, tháng, năm. Đồng thời việc quản lý hóa đơn và phương thức thanh toán cũng rất tốt. Sử dụng phần mềm này là giải pháp rất tốt để bạn quản lý khách sạn một cách hiệu quả.

Phần mềm Intelio

Lựa chọn phần mềm Intelio cũng là giải pháp được nhiều khách sạn lựa chọn. Đây là một trong những phần mềm quản lý khách sạn được nhiều khách hàng đánh giá rất hiệu quả. Intelio đáp ứng tất cả nhu cầu quản lý từ khách sạn mini đến khách sạn 4 sao, 5 sao.

Intelio hỗ trợ cho người quản lý rất nhiều tính năng như: quản lý đặt phòng, quản lý kho, quản lý các dịch vụ của khách sạn như spa, bar, ăn uống, quản lý công nợ, lễ tân,…Với phần mềm này bạn có thể giúp khách sạn hoạt động ổn định và nhịp nhàng ngay cả khi không có mặt ở đây.

Phần mềm Smile

Phần mềm này là lựa chọn thích hợp cho các khách sạn từ 3-5 sao. Phần mềm được tích hợp đầy đủ các module như lễ tân, đặt hàng, kế toán, công nợ, nhà hàng, tiếp thị…Các tính năng được xây dựng trên chuẩn mực của nghiệp vụ khách sạn. Người quản lý khách sạn có thể nắm được tình trạng phòng, phòng trống, phòng có khách, số lượng khách mỗi phòng. Hệ thống báo cáo chi tiết giúp bạn quản lý dễ dàng hơn. Thêm vào đó tính năng phân quyền cho từng bộ phận cũng là ưu điểm nổi trội.

Mặc dù có rất nhiều ưu điểm nhưng phần mềm Smile cũng tồn tại một số nhược điểm như hệ thống phức tạp gây khó khăn cho người dùng khi sử dụng. Đây là phần mềm offline, vì thế khách sạn cần tốn chi phí đầu tư máy móc và đội ngũ IT để vận hành. Phần mềm này cũng không thích hợp với mô hình khách sạn mini.

Tại sao nên lựa chọn thiết kế phần mềm quản lý khách sạn tại công ty Vua Web Digi?

Bạn đã thấy một số phần mềm quản lý khách sạn ở trên. Mỗi phần mềm đều có những ưu và nhược điểm khác nhau. Đôi khi phần mềm là lựa chọn tuyệt vời cho doanh nghiệp này nhưng lại không phù hợp với doanh nghiệp khác. Ngoài tính năng thì chi phí cũng là điều khách hàng rất quan tâm. Để chọn được đơn vị thiết kế phần mềm quản lý khách sạn vừa có chất lượng tốt vừa có chi phí rẻ không hề đơn giản.

Bạn muốn tiết kiệm ngân sách mà vẫn có những phần mềm phù hợp theo yêu cầu thì Vua Web Digi chính là gợi ý hoàn hảo cho bạn. Tại sao nhiều khách hàng hiện nay tìm đến Vua Web Digi mà không phải là những đơn vị khác?

Vua Web Digi là công ty marketing online uy tín hàng đầu tại TPHCM, Hà Nội. Công ty hoạt động trên 4 lĩnh vực chính là:

• Dịch vụ thiết kế website chuyên nghiệp
• Dịch vụ thiết kế app mobile – Viết phần mềm theo yêu cầu khách hàng
• Dịch vụ marketing onlien trọn gói giá rẻ
• Các khóa học digital marketing online chất lượng

Đó là vì công ty có rất nhiều ưu điểm về chất lượng phần mềm, chi phí thiết kế, dịch vụ chăm sóc khách hàng.

• Vua web Digi là một trong những đơn vị có uy tín trên thị trường trong lĩnh vực thiết kế web và thiết kế các ứng dụng cho doanh nghiệp. Những phần mềm được viết bởi Vua Web Digi luôn được khách hàng đánh giá tốt về chất lượng.
• Phần mềm thiết kế có đầy đủ các tính năng phù hợp với nghiệp vụ của khách sạn. Công ty không thiết kế các tính năng không cần thiết gây lãng phí tài nguyên và tiền bạc của khách hàng. Trước khi thiết kế, nhân viên luôn lắng nghe mọi yêu cầu của khách để biết khách hàng đang mong muốn gì, hoạt động của khách sạn như hiện tại và tương lai sẽ như thế nào? Từ đó đưa ra phần mềm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng mà vẫn tiết kiệm chi phí một cách tối ưu.
• Phần mềm có khả năng kết nối với nhiều thiết bị và có khả năng mở rộng, nâng cấp nếu khách hàng cần.
• Vua Web Digi luôn đảm bảo thiết kế phần mềm quản lý khách sạn đảm bảo đúng tiến độ công việc nhờ vào một quy trình thiết kế rất chuyên nghiệp và bài bản từ khâu tiếp nhận cho đến khâu hoàn thành, bàn giao.
• Phần mềm quản lý khách sạn phù hợp trên mọi nền tảng và hệ điều hành của IOS, Android và cài đặt được trên desktop. Bởi vậy rất tiện lợi cho người dùng.
• Không chỉ chú ý về tính năng, phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế bởi Vua Web Digi cũng rất chú trọng đến trải nghiệm người dùng. Phần mềm được thiết kế với giao diện chuẩn UX/UI giúp khách hàng sử dụng rất dễ dàng.
• Vua Web Digi cũng luôn cập nhật những công nghệ mới nhất. Từ đó mang đến cho khách hàng những phần mềm có tính năng vượt trội. Việc quản lý khách sạn sẽ trở nên hiệu quả hơn.

Quy trình thiết kế phần mềm quản lý khách sạn tại công ty Vua Web Digi

Có lẽ bạn đang thắc mắc rằng, không biết Vua Web Digi sẽ thiết kế phần mềm chuyên nghiệp theo quy trình như thế nào và có đáng tin cậy hay không. Vậy thì bạn có thể tìm hiểu quy trình thiết kế phần mềm quản lý khách sạn của công ty với các bước dưới đây.

Bước 1: Khảo sát và tư vấn cho khách hàng thiết kế phần mềm

Khi khách hàng liên hệ với công ty và có nhu cầu thiết kế phần mềm, nhân viên công ty sẽ có buổi trao đổi kỹ càng với doanh nghiệp. Nhân viên sẽ khảo sát hoạt động kinh doanh trong thực tế của doanh. Dựa trên những yêu cầu của khách hàng và cơ chế vận hành của khách sạn, công ty sẽ tư vấn cho bạn những giải pháp phù hợp nhất khi thiết kế phần mềm. Hai bên sẽ bàn bạc và đi đến thống nhất về mẫu phần mềm, các tính năng, giá cả và thời gian thiết kế dự án. Đồng thời tiến hành ký kết hợp đồng.

Bước 2: Thiết kế, lập trình, hoàn thiện và cài đặt phần mềm

Dựa trên những vấn đề đã thống nhất với khách hàng, đội ngũ nhân viên của công ty sẽ tiến hành thiết kế và lập trình phần mềm. Trong quá trình xây dựng phần mềm luôn có sự kiểm tra và điều chỉnh theo yêu cầu của khách. Phần mềm sau khi đã hoàn thiện và được khách hàng duyệt sẽ tiến hành cài đặt trên hệ thống.

Bước 3: Bàn giao và hướng dẫn sử dụng

Sau khi phần mềm hoàn thiện, cài đặt thành công, Vua Web Digi sẽ tiến hành bàn giao sản phẩm cho khách hàng và kết thúc hợp đồng. Công ty cũng cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết cho khách hàng. Đồng thời giải đáp toàn bộ thắc mắc của khách để có thể sử dụng phần mềm dễ dàng hơn.

Bước 4: Bảo trì phần mềm

Phần mềm được thiết kế bởi công ty sẽ được bảo trì trong suốt quá trình sử dụng. Trường hợp có sự cố trong quá trình sử dụng, công ty luôn hỗ trợ để xử lý cho khách hàng kịp thời nhất.

Kết luận

Trên đây là các thông tin quan trọng về thiết kế phần mềm quản lý khách sạn. Trong thời buổi công nghệ 4.0 thì phần mềm là không thể thiếu để khách sạn hoạt động hiệu quả hơn. Vua Web Digi là đơn vị uy tín hàng đầu để bạn có thể trao gửi niềm tin khi thiết kế phần mềm quản lý khách sạn. 

Bạn còn thắc mắc?

Vua Web Digi giải đáp 24/24!

VUA WEB DIGI CHUYÊN THIẾT KẾ PHẦN MỀM THEO YÊU CẦU – HOÀN TIỀN 100% NẾU KHÁCH HÀNG KHÔNG HÀI LÒNG

TƯ VẤN MIỄN PHÍ CÁC DỊCH VỤ TẠI VUA WEB DIGI!

ĐỂ LẠI THÔNG TIN CHÍNH XÁC ĐỂ ĐƯỢC GỬI BÁO GIÁ VÀ CHĂM SÓC TỐT NHẤT!